Codice Etico e di Condotta Aziendale WOMA S.r.l.
Premessa
WOMA S.r.l. (“WOMA” o la “Società”) è un ecosistema che promuove ispirazione, connessioni e innovazione nel settore Pharma, Medical Device, Healthcare e Life Sciences. Il presente Codice Etico e di Condotta Aziendale (il “Codice Etico”) definisce i principi e i comportamenti che guidano le nostre attività, le relazioni professionali e istituzionali, e le interazioni con tutti gli stakeholder. Il Codice Etico deve essere conosciuto e rispettato dall’Amministratore Unico e/o dall’eventuale Consiglio di Amministrazione, da tutte le persone legate alla Società da rapporti di lavoro subordinato, collaboratori, consulenti e da tutti coloro che operano in nome e per conto della Società quale che sia il rapporto, anche temporaneo, che li lega alla stessa, i fornitori, i collaboratori esterni, partner e stakeholder (d’ora innanzi congiuntamente anche i “Destinatari”) sia nei rapporti interni che esterni.
Integrità e Legalità
Operiamo nel rispetto delle leggi, normative e regolamenti vigenti, nazionali e internazionali.
Rifiutiamo ogni forma di corruzione, concussione o comportamento illecito.
Tutte le attività devono essere documentate in modo trasparente e conforme alle normative fiscali, contabili e amministrative.
Ciascun Destinatario deve adoperarsi con diligenza alla necessaria conoscenza delle norme di legge applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, come nel tempo vigenti e le regole e i principi di comportamento contenuti nel Codice Etico ed a impegnarsi affinché il rischio di inosservanza o violazione delle normative e dei regolamenti vigenti sia eliminato o comunque riconosciuto e limitato al minimo.
Rispetto e Dignità
Ogni persona deve essere trattata con rispetto, indipendentemente da ruolo, provenienza, genere, condizioni personali e sociali, credo religioso e politico, opinione o orientamento.
Non sono tollerate discriminazioni, molestie o comportamenti offensivi di alcun tipo o violazioni della dignità personale, della sfera privata e dei diritti della personalità di qualsiasi individuo.
Promuoviamo ambienti inclusivi, accoglienti e sicuri,. la gestione delle risorse umane è fondata sul rispetto delle singole personalità e professionalità, nel quadro generale della normativa vigente, migliorando in tal modo la competitività e il valore umano di ciascun componente dell’organico aziendale.
È promossa una cultura del rispetto anche nelle interazioni con il pubblico, nei contesti digitali, e nella comunicazione visiva e promozionale.
Trasparenza e Comunicazione
La comunicazione interna ed esterna deve essere chiara, veritiera, accessibile e coerente con i valori aziendali.
Nello svolgimento delle proprie funzioni ciascun Destinatario deve tenere una condotta ispirata alla trasparenza e all’integrità morale (tenuto conto dei vari contesti sociali, economici, politici e culturali di riferimento), al rispetto delle leggi, dei codici, e dei valori eticamente riconosciuti quali l’onestà, la correttezza e la buona fede.
Ciascun Destinatario si impegna ad informare e comunicare con la Società, i suoi dipendenti, collaboratori e stakeholder in modo trasparente, veritiero e chiaro senza violare i principi di trasparenza e buona fede e nel rispetto dei requisiti di completezza veridicità e accuratezza dell’informazione. In particolare, a ciascun Destinatario è fatto divieto di:
comunicare in qualsiasi modo fatti, dati, informazioni non veritieri;
omettere informazioni la cui comunicazione è obbligatoria per legge;
occultare informazioni, dati, fatti in modo da indurre in errore i destinatari degli stessi;
ostacolare lo svolgimento dei controlli di competenza dei soci, di altri organi sociali o di organi di vigilanza pubblici.
La comunicazione di dati scientifici o sanitari avviene solo se validata da fonti affidabili e autorizzate.
I Destinatari devono conservare appropriata documentazione delle principali operazioni poste in essere. La documentazione archiviata deve consentire di verificare in ogni momento le ragioni a fondamento e le caratteristiche dell’attività svolta.
La Società impone la corretta tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili nel rispetto di tutte le normative applicabili.
Favoriamo l’ascolto attivo, il dialogo costruttivo e il confronto rispettoso tra tutte le parti coinvolte.
Riservatezza e Tutela delle Informazioni
Tutte le informazioni confidenziali ottenute nello svolgimento delle attività devono essere protette e non divulgate senza autorizzazione.
WOMA tutela i dati personali in conformità alle normative sulla privacy (es. GDPR).
Sostenibilità e Responsabilità Sociale
WOMA promuove pratiche sostenibili dal punto di vista ambientale, sociale ed economico.
Selezioniamo fornitori e partner che condividano valori di etica, innovazione e rispetto.
Valorizziamo l’impatto positivo su comunità, territori e settori coinvolti.
Tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro
In merito alla tutela della salute e sicurezza degli ambienti di lavoro, WOMA pone in essere le misure necessarie per la tutela della salute e dell’integrità fisica dei propri dipendenti e collaboratori, rispetta i principi di salubrità nei luoghi di lavoro e si adegua alle vigenti normative in materia di sicurezza.
Ciascun Destinatario è tenuto a porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione, al fine di evitare ogni possibile rischio per sé, per i propri colleghi, collaboratori e per l’intera collettività.
Conflitti di Interesse e rapporti con i terzi e la Pubblica Amministrazione
I collaboratori devono evitare situazioni in cui interessi personali possano interferire con quelli di WOMA (a titolo meramente esemplificativo, possono determinare conflitto di interesse situazioni quali esistenza palese od occulta di interessi economici e finanziari del personale e/o delle rispettive famiglie in attività di fornitori, utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi della Società, abuso della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società ecc.).
Ogni conflitto, reale o potenziale, deve essere tempestivamente comunicato ai competenti organi sociali.
Nei rapporti con clienti, fornitori, Enti di istituzioni politiche, Pubblica Amministrazione e, in generale, con i terzi, i Destinatari non dovranno promettere, accettare o offrire regali, omaggi, benefici (sia diretti che indiretti) e atti di cortesia o di ospitalità che abbiano qualità o valore eccedente le normali pratiche commerciali, gli usi locali e l’ordinaria cortesia o, comunque, che siano diretti ad acquisire trattamenti di favore, o altri vantaggi indebiti, in riferimento alle operazioni aziendali riconducibili a WOMA. Qualora regali, omaggi, benefici o atti di cortesia o ospitalità siano offerti o promessi ai Destinatari, questi dovranno informare senza ritardo i competenti organi sociali che decideranno sull’ammissibilità di quanto offerto o promesso. I Destinatari non dovranno offrire o promettere – e se richiesti in tal senso dovranno senza ritardo comunicare la circostanza ai competenti organi sociali – a partner, clienti, istituzioni politiche, Pubbliche Amministrazioni e, in generale, a terzi regali, omaggi, benefici (sia diretti che indiretti) e atti di cortesia o di ospitalità che eccedano i limiti, o abbiano le caratteristiche, sopra indicati.
I rapporti di WOMA nei confronti delle istituzioni pubbliche nazionali, comunitarie e internazionali, nonché nei confronti di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni o servizi, di pubbliche istituzioni, di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici, anche economici, di enti o società pubbliche di carattere locale, nazionale o internazionale sono intrattenuti da ciascun Destinatario, quale che sia la funzione o l’incarico, nel rispetto della normativa vigente e dei principi definiti nel presente Codice Etico, sulla base dei criteri generali di correttezza e di lealtà. Nella gestione dei rapporti con fornitori, partner commerciali e consulenti la Società si impegna a corrispondere compensi esclusivamente commisurati alla prestazione indicata in contratto ed a non effettuare i pagamenti a soggetti diversi dalla controparte contrattuale.
È vietato finanziare partiti, candidati o movimenti politici;
Sponsorizzazione e donazioni
La Società può perfezionare delle sponsorizzazioni o delle donazioni allo scopo di sostenere associazioni senza scopo di lucro. La scelta del beneficiario della sponsorizzazione o della donazione deve concretizzarsi sulla base della volontà di promuovere l’immagine della Società o in ragione di uno spirito umanitario e collaborativo. La gestione della sponsorizzazione o della donazione deve avvenire nel rispetto delle normative di legge.
Antiriciclaggio e Concorrenza
La Società impone il rispetto delle norme vigenti in materia di antiriciclaggio. A tal fine i Destinatari devono verificare preventivamente l’identità del cliente, del fornitore e dei collaboratori esterni in modo da valutare la reputazione della controparte e garantire la legittimità e legalità del rapporto.
La Società e i Destinatari si impegnano a non tenere comportamenti sleali nei confronti dei concorrenti.
Qualità e Professionalità
Ci impegniamo a mantenere i più alti standard qualitativi in ogni progetto, evento e iniziativa.
La crescita professionale continua è incoraggiata come strumento di eccellenza e innovazione.
Il personale partecipa periodicamente a sessioni di formazione obbligatoria su compliance, comunicazione responsabile e sostenibilità.
Applicazione del Codice
Tutti i Destinatari sono tenuti a rispettare il presente Codice Etico.
La Società si impegna a portare a conoscenza di tutti i Destinatari il Codice Etico e garantisce la massima diffusione dei valori e principi in esso contenuti, anche attraverso la promozione di apposite iniziative di formazione.
Il Codice Etico sarà portato a conoscenza di terzi che ricevano incarichi da WOMA o che abbiano con essa rapporti durevoli, attraverso la pubblicazione sul sito internet.
Eventuali violazioni saranno valutate e gestite con tempestività secondo procedure disciplinari o contrattuali.
Segnalazioni e sanzioni
Eventuali violazioni del presente Codice Etico da parte dei Destinatari devono essere segnalate prontamente al seguente indirizzo di posta elettronica: [●]
Tutte le segnalazioni sono gestite in assoluta confidenzialità, con garanzia di tutela contro qualsiasi forma di ritorsione, penalizzazione e discriminazione.
la Società provvede a comminare, con coerenza, imparzialità ed uniformità, sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice Etico, conformemente ai sistemi sanzionatori previsti dalle normative di volta in volta applicabili. Ogni comportamento posto in essere da collaboratori, consulenti o altri soggetti aventi rapporti negoziali con la Società, in violazione delle previsioni del Codice Etico, potrà determinare la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento da parte di WOMA qualora da tale comportamento derivino ad essa dei danni.
Entrata in vigore e aggiornamenti
Il presente Codice Etico è approvato dall’Amministratore Unico di WOMA ed è pubblicato sul sito aziendale https://womaforum.com.
Eventuali futuri aggiornamenti, dovuti ad adeguamenti normativi e/o all’evoluzione della sensibilità civile, saranno approvati e diffusi tempestivamente a tutti i Destinatari.
Conclusioni
WOMA si riconosce nei valori di ispirazione, integrità, inclusione e progresso. Il presente Codice Etico è uno strumento essenziale per garantire coerenza tra identità e azione, e per costruire un futuro responsabile, etico e condiviso.
Politica Aziendale su Uguaglianza, Diversità e Inclusione (EDI)
Introduzione
WOMA S.r.l. (“WOMA” o “Società”) si fonda su una visione di progresso che nasce dall’incontro tra persone, idee e discipline diverse. Riconosciamo l’uguaglianza, la diversità e l’inclusione (EDI) come pilastri fondamentali per favorire l’innovazione, promuovere la leadership e ispirare una trasformazione positiva all’interno dell’ecosistema Pharma, Medical Device, Healthcare e Life Sciences.
Principi Guida
Uguaglianza: Tutti i collaboratori, partner, relatori e stakeholder devono avere accesso alle stesse opportunità di partecipazione, crescita e riconoscimento.
Diversità: Le differenze individuali rappresentano una risorsa strategica. WOMA valorizza background culturali, professionali e personali eterogenei.
Inclusione: Ogni persona deve sentirsi accolta, ascoltata e libera di contribuire con le proprie idee in un contesto sicuro e rispettoso.
Impegni Aziendali
Garantire la rappresentanza equa nei panel, tra gli speaker e nei team organizzativi degli eventi.
Promuovere l’accesso a ruoli di leadership da parte di donne, giovani professionisti e categorie sottorappresentate.
Collaborare con enti e associazioni che promuovono la cultura dell’inclusione nel settore life sciences.
Monitorare costantemente gli indicatori EDI interni ed esterni, adottando politiche correttive ove necessario.
Favorire una comunicazione trasparente, accessibile e inclusiva in tutti i canali e materiali di WOMA.
Applicare, per quanto possibile, a fornitori, partner e collaboratori esterni la presente policy promuovendo l’adozione di standard EDI coerenti lungo tutta la catena.
Segnalazioni
Eventuali violazioni della presente policy devono essere segnalate prontamente al seguente indirizzo di posta elettronica: info@womaforum.com. Tutte le segnalazioni sono gestite in assoluta confidenzialità, con garanzia di tutela contro qualsiasi forma di ritorsione, penalizzazione e discriminazione.
Diffusione, attuazione e revisione della Policy
La presente policy è pubblicata sul sito aziendale https://womaforum.com. La presente policy sarà oggetto di revisione periodica in base agli sviluppi normativi e legislativi, per garantire che sia coerente con la missione e la visione della Società.
Conclusioni
Con questa policy EDI, WOMA si impegna a essere motore attivo di equità, crescita sostenibile e valorizzazione del talento in tutte le sue forme.